El Sistema Interno de Información de SABINA ESTATES TARIDA S.L. es el cauce para comunicar, de forma confidencial y efectiva, cualquier información sobre hechos irregulares cometidos por SABINA ESTATES TARIDA S.L. o su personal, que hayan sido conocidos en el marco de una relación laboral o profesional mantenida con nuestra organización de conformidad con lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
La organización ha configurado un sistema interno de información a través de los siguientes canales:
Por escrito:
A través de correo electrónico: denuncias@sabina-estates.com
A través de correo postal, dirigido al Responsable del Sistema Interno de Información de la organización SABINA ESTATES TARIDA S.L. en C/C/ MOTRIL S/N, C.P.:07829 ,SANT JOSEP DE SA TALAIA (IBIZA), BALEARES
Verbalmente:
A solicitud del informante, también podrá presentarse la información mediante una reunión presencial con el Responsable del Sistema, dentro del plazo máximo de siete días, desde la presentación de la solicitud.
• Al margen de estos canales se pueden interponer comunicaciones ante los canales externos de información de las autoridades competentes.
• Recibida la denuncia, el responsable del Sistema interno de información comunicará el acuse de recibo de la denuncia al denunciante en un plazo inferior a 7 días, en los supuestos de denuncias nominales. En cualquier caso, se informará al denunciante de los derechos y obligaciones establecidos por la normativa de protección de datos de carácter personal.
• El responsable del Sistema interno de información, emitirá un informe motivado que estimará o desestimará la comunicación interpuesta, justificando, en cualquier caso, la decisión adoptada. El informe se notificará al informante y a la persona afectada en un plazo de máximo de 3 meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
• Durante la tramitación de la denuncia, se puede mantener la comunicación y contacto con el informante/denunciante y, si se considera necesario, solicitar a la persona informante información adicional.
• Se garantiza que la persona afectada por la información o denuncia tenga noticia de la misma, así como de los hechos relatados de manera sucinta. Adicionalmente se le informará del derecho que tiene a presentar alegaciones por escrito y del tratamiento de sus datos personales. No obstante, esta información podrá efectuarse en el trámite de audiencia si se considerara que su aportación con anterioridad pudiera facilitar la ocultación, destrucción o alteración de las pruebas.
• El responsable del Sistema interno de información/canal de denuncias, garantiza la confidencialidad a todos aquellos que utilicen el Sistema interno de información/canal de denuncias. Además, garantiza la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento.
• Durante la tramitación del expediente, las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente, así como, a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
• Los tratamientos de datos personales que deriven de la aplicación de este procedimiento se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.
• El responsable del Sistema interno de información /canal de denuncias, remitirá con carácter inmediato la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito o a la Fiscalía Europea, en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
• La organización garantiza la ausencia de represalias contra cualquiera que, ponga en su conocimiento una posible conducta ilícita o haya comunicado un incumplimiento normativo o colabore en su investigación o ayude a resolverla.
• Las personas que comuniquen o revelen infracciones recogidas en el Art.2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero y de acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, tendrán derecho a las medidas de protección siempre que concurran las condiciones recogidas en el artículo 35 de la citada norma. Las medidas de protección aparecen recogidas en el artículo 38 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
• La denuncia o información será custodiada en las dependencias de la organización de conformidad con su política de archivo y conservación de documentos.
• La organización dispone de un registro de todas las denuncias recibidas. Las denuncias se conservarán únicamente durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con los requisitos impuestos por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 y demás artículos aplicables de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
English:
The Internal Information System of SABINA ESTATES TARIDA S.L. is the channel for communicating, confidentially and effectively, any information on irregular acts committed by SABINA ESTATES TARIDA S.L. or its staff, which have become known within the framework of an employment or professional relationship maintained with our organisation in accordance with the provisions of Law 2/2023, of 20 February.
The organization has set up an internal information system through the following channels:
In writing:
Via email: denuncias@sabina-estates.com
By post, addressed to the Head of the Internal Information System of the organization SABINA ESTATES TARIDA S.L. at C/C/ MOTRIL S/N, C.P.:07829 ,SANT JOSEP DE SA TALAIA (IBIZA), BALEARIC ISLANDS
Verbally:
At the request of the informant, the information may also be submitted through a face-to-face meeting with the System Manager, within a maximum period of seven days from the submission of the request.
• Apart from these channels, communications can be made to the external information channels of the competent authorities.
• Once the complaint has been received, the person in charge of the Internal Information System will communicate the acknowledgement of receipt of the complaint to the complainant within a period of less than 7 days, in the case of nominal complaints. In any case, the complainant will be informed of the rights and obligations established by the regulations on the protection of personal data.
• The person in charge of the Internal Information System will issue a reasoned report that will uphold or reject the communication filed, justifying, in any case, the decision adopted. The report will be notified to the informant and to the affected person within a maximum period of 3 months from the expiry of the period of seven days after the communication is made, except in cases of special complexity that require an extension of the period, in which case, it may be extended to a maximum of another three additional months.
• During the processing of the complaint, communication and contact with the informant/complainant can be maintained and, if deemed necessary, additional information can be requested from the informant.
• It is guaranteed that the person affected by the information or complaint is aware of it, as well as of the facts reported succinctly. In addition, you will be informed of your right to submit written allegations and the processing of your personal data. However, this information may be provided during the hearing procedure if it is considered that its prior provision could facilitate the concealment, destruction or alteration of the evidence.
• The person in charge of the Internal Information System/Whistleblowing Channel guarantees confidentiality to all those who use the Internal Information System/Whistleblowing Channel. In addition, it guarantees confidentiality when the communication is sent through reporting channels other than those established or to members of staff not responsible for its processing.
• During the processing of the file, the persons affected by the communication will have the right to the presumption of innocence, the right of defence and the right of access to the file, as well as the same protection established for informants, their identity being preserved and the confidentiality of the facts and data of the procedure guaranteed.
• The processing of personal data arising from the application of this procedure will be governed by the provisions of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council, of 27 April 2016, in Organic Law 3/2018, of 5 December, on the Protection of Personal Data and guarantee of digital rights, in Organic Law 7/2021, of 26 May, on the protection of personal data processed for the purposes of prevention, detection, investigation and prosecution of criminal offences and the execution of criminal sanctions.
• The person in charge of the Internal Information System/Complaints Channel will immediately forward the information to the Public Prosecutor’s Office when the facts could constitute a crime or to the European Public Prosecutor’s Office, in the event that the facts affect the financial interests of the European Union.
• The organization guarantees the absence of retaliation against anyone who brings to its attention a possible illegal conduct or has reported a regulatory non-compliance or collaborates in its investigation or helps to resolve it.
• Persons who report or disclose offences set out in Art.2 of Law 2/2023, of 20 February and of actions or omissions that may constitute a serious or very serious criminal or administrative offence, will be entitled to protection measures provided that the conditions set out in Article 35 of the aforementioned regulation are met. The protection measures are set out in Article 38 of Law 2/2023, of 20 February.
• The complaint or information will be kept in the organization’s premises in accordance with its policy of archiving and conservation of documents.
• The organization maintains a record of all complaints received. Complaints will be kept only for the period that is necessary and proportionate for the purposes of complying with the requirements imposed by Law 2/2023, of 20 February, regulating the protection of persons who report regulatory and anti-corruption breaches and in accordance with the provisions of Article 24 and other applicable articles of Organic Law 3/2018. of 5 December, on the Protection of Personal Data and guarantee of digital rights.